A retenção de IR e o Simples Nacional formam uma das duplas mais confusas da vida fiscal de qualquer empreendedor brasileiro. Afinal, se a empresa já paga tudo pelo DAS, por que ainda teria que reter Imposto de Renda? Essa dúvida é mais comum do que parece, e a resposta, como quase tudo em tributação, depende de alguns fatores que vale entender com clareza.
Além disso, o cenário mudou bastante em 2026. A Lei nº 15.270/2025 trouxe uma novidade importante: desde janeiro de 2026, a Receita Federal determina a retenção de 10% de IR na fonte sobre lucros e dividendos que ultrapassem R$ 50 mil mensais pagos a uma mesma pessoa física, e isso inclui empresas do Simples Nacional. Portanto, entender as regras de retenção de IR e o Simples Nacional nunca foi tão urgente quanto agora.
Neste texto, vamos explicar tudo: quando o Simples retém, quando está dispensado, o que mudou em 2026 e como evitar problemas com o fisco.
Por que a retenção de IR ainda confunde tanta gente?
O Simples Nacional foi criado, entre outros objetivos, para simplificar a vida das micro e pequenas empresas. Por isso, ele unifica vários tributos em um único boleto, o DAS. Essa lógica faz muita gente acreditar que, no Simples, não existe mais nenhum imposto retido na fonte para se preocupar.
O problema é que essa crença está parcialmente errada. Em outras palavras, o Simples simplifica, mas não elimina todas as obrigações de retenção. Existem situações específicas em que a retenção de IR e o Simples Nacional coexistem, e ignorar isso pode gerar autuações, multas e dor de cabeça desnecessária.
Quando o Simples Nacional está DISPENSADO de reter IR
Primeiro, a boa notícia. Quando uma empresa do Simples Nacional presta serviços para outra pessoa jurídica, o tomador fica dispensado de reter o Imposto de Renda na fonte sobre o pagamento. Essa dispensa está prevista na Instrução Normativa RFB nº 765/2007 e vale para a maioria dos serviços.
Por exemplo, imagine que você tem uma empresa de design gráfico no Simples e fatura para uma grande empresa no Lucro Real. Nesse caso, o cliente não precisa descontar o IRRF na nota fiscal, e você recebe o valor integral. Ou seja, o fato de estar no Simples Nacional protege o prestador dessa retenção na maioria dos casos.
Além disso, a mesma lógica vale para contribuições como PIS, COFINS e CSLL: em regra, o tomador não retém esses tributos sobre pagamentos feitos a empresas optantes pelo Simples.
Quando o Simples Nacional TEM que reter IR
Por outro lado, há exceções importantes que muitos empresários desconhecem. Veja as principais situações em que a retenção de IR e o Simples Nacional se cruzam na prática.
1. Quando a empresa do Simples é a tomadora do serviço
Se a sua empresa está no Simples e contrata serviços de uma empresa que está no Lucro Presumido ou no Lucro Real, pode sim ser necessário reter o IRRF na hora de pagar a nota. As alíquotas variam entre 1% e 1,5%, dependendo do tipo de serviço, e se aplicam a serviços como engenharia, advocacia, contabilidade, medicina e outros previstos no Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018). Portanto, ser do Simples não elimina a obrigação de reter quando você for o contratante.
2. Pagamentos a pessoas físicas
Além disso, quando a empresa do Simples paga autônomos, freelancers ou profissionais liberais (pessoas físicas), o IRRF pode ser obrigatório. A retenção segue a tabela progressiva do IR, e o limite de isenção em 2026 é de até R$ 5.000 mensais por beneficiário. Acima desse valor, a empresa precisa reter e recolher o imposto via DARF.
3. Serviços prestados ao setor público
Quando a empresa do Simples presta serviços para órgãos públicos, as regras mudam novamente. O órgão público, em geral, é obrigado a reter impostos na fonte mesmo quando o prestador é do Simples. Dessa forma, a isenção que vale para contratos entre pessoas jurídicas privadas não se aplica automaticamente aqui.
4. Distribuição de lucros acima de R$ 50 mil mensais (novidade 2026)
Essa é a mudança que mais impactou os sócios de micro e pequenas empresas neste ano. Visto que a Lei nº 15.270/2025 passou a valer em janeiro de 2026, toda empresa, incluindo as do Simples Nacional, deve reter 10% de IR na fonte quando distribuir mais de R$ 50 mil em lucros ou dividendos para o mesmo sócio em um único mês.
Em outras palavras, o DAS sozinho não resolve mais essa conta. A retenção dos 10% precisa ser recolhida via DARF específico, com vencimento no dia 20 do mês seguinte ao pagamento.
A novidade de 2026 na prática: como calcular e recolher
A lógica da nova regra é simples, mas exige atenção. Quando a distribuição mensal para um sócio superar R$ 50 mil, a empresa retém 10% sobre o valor total distribuído naquele mês, e não apenas sobre o excedente. Por isso, a diferença importa bastante no planejamento.
Por exemplo: se um sócio recebe R$ 80 mil em um mês, a empresa deve reter R$ 8 mil (10% de R$ 80 mil) e recolher via DARF até o dia 20 do mês seguinte. O sócio, portanto, recebe R$ 72 mil líquidos.
Além disso, existe uma regra de transição que muitos ainda não conhecem. Lucros apurados até dezembro de 2025, cuja distribuição foi aprovada até 31 de dezembro de 2025, não estão sujeitos à nova retenção, mesmo que o pagamento ocorra até 2028. Portanto, para quem planejou a distribuição antes do prazo, há um alívio temporário.
Vale destacar que a Receita Federal deixou claro que deixar de fazer essa retenção gera autuações, multas e juros, pois o imposto é obrigação da fonte pagadora. Assim, a empresa é a responsável, não o sócio.
O risco da retenção indevida: quando o Simples sofre desconto errado
Um problema que acontece com frequência é o seguinte: a empresa do Simples presta serviços, e o tomador, por descuido ou desconhecimento, retém IR indevidamente na nota fiscal. Nesse caso, a empresa prestadora acaba perdendo dinheiro que não deveria ser descontado.
Por isso, quando isso acontece, existem dois caminhos possíveis. O primeiro é solicitar a restituição diretamente à Receita Federal por meio do formulário previsto na Instrução Normativa RFB nº 2.055/2021. O segundo é fazer um acordo comercial com o tomador para que ele mesmo solicite a compensação via Per/Dcomp.
Em ambos os casos, é fundamental ter toda a documentação organizada: notas fiscais, comprovantes de pagamento e o certificado de optante pelo Simples Nacional. Assim, o processo de restituição fica muito mais ágil.
Retenção de IR e o Simples Nacional: o resumo prático
Para facilitar a vida no dia a dia, veja o quadro geral:
Empresa do Simples como PRESTADORA para outra pessoa jurídica privada: em regra, o tomador não retém IRRF. A dispensa está em lei.
Empresa do Simples como TOMADORA de outra pessoa jurídica: deve reter IRRF de 1% a 1,5% sobre serviços listados na legislação.
A Empresa do Simples pagando PESSOA FÍSICA: deve reter conforme a tabela progressiva do IRPF, acima do limite de isenção de R$ 5.000 mensais.
Empresa do Simples prestando serviços ao SETOR PÚBLICO: o órgão público pode reter tributos, independente do regime tributário do prestador.
Empresa do Simples distribuindo LUCROS acima de R$ 50 mil mensais por sócio: deve reter 10% de IR na fonte e recolher via DARF.
Por que o planejamento tributário faz toda a diferença
A retenção de IR e o Simples Nacional envolve regras que mudam conforme o tipo de operação, o perfil do contratante e o momento do pagamento. Além disso, a legislação pode ser atualizada com frequência, como aconteceu em 2026, e quem não está acompanhando pode ser surpreendido.
Por isso, contar com um contador especializado não é um luxo, é uma necessidade. Visto que os erros nessa área geram multas, juros e até autuações, o custo de uma orientação profissional é sempre muito menor do que o custo de um problema fiscal.
Além disso, um bom contador não só garante que a empresa está em dia com as obrigações, mas também identifica oportunidades de planejamento, como a distribuição de lucros de forma estratégica para minimizar a carga tributária dentro da lei.
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