Ter um negócio no ramo alimentício, como bares e restaurantes, é o sonho de milhares de brasileiros. No entanto, ter apenas talento na gastronomia não é o suficiente para manter um negócio. Entender e cumprir com as obrigações acessórias para bares e restaurantes é crucial.
Seguir as obrigações acessórias no prazo exerce um papel fundamental para manter o negócio em dia com o Fisco e ficar longe de problemas financeiros ou fiscais.
Neste artigo, confira quais são as principais obrigações acessórias para bares e restaurantes e veja informações indispensáveis para se manter em ordem com os órgãos competentes.
O que você vai aprender nesse conteúdo:
ToggleO que são obrigações acessórias?
Em primeiro lugar, as obrigações acessórias são documentos e informações que empresas precisam enviar regularmente ao governo para se manterem em conformidade com a lei.
Com isso, embora não envolvam o pagamento direto de impostos, essas obrigações são essenciais para que as autoridades fiscais possam acompanhar e verificar se o estabelecimento está cumprindo suas obrigações tributárias principais.
Na prática, as obrigações acessórias estão relacionadas aos tributos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto sobre Serviços).
Além disso, os bares e restaurantes devem também enviar informações detalhadas sobre suas operações, como o faturamento mensal, notas fiscais emitidas e recebidas, além da folha de pagamento dos funcionários.
Cumprir essas obrigações acessórias desempenha um papel vital para manter o negócio com transparência sobre suas atividades e que esteja regular com a legislação vigente.
Diferença entre obrigações acessórias e obrigações tributárias
Uma dúvida comum que costuma surgir entre os empresários em início de jornada diz respeito às obrigações acessórias e obrigações tributárias. Ambos são termos que andam lado a lado, especialmente quando o assunto é manter a conformidade legal do negócio.
No entanto, esses termos representam funções distintas no gerenciamento das responsabilidades fiscais. Veja a diferença!
Obrigações acessórias para bares e restaurantes
Tratando-se das obrigações acessórias de pessoas jurídicas, as mesmas não envolvem o pagamento direto de impostos. Em vez disso, o que ocorre é a responsabilidade na entrega de informações e documentos que comprovem as obrigações tributárias.
Alguns exemplos de obrigações acessórias incluem a emissão de notas fiscais, além da elaboração da escrituração contábil e fiscal.
De modo geral, essas obrigações têm por finalidade informar ao Fisco todas as informações necessárias para acompanhar e fiscalizar as operações do negócio.
Obrigações tributárias
As obrigações tributárias referem-se essencialmente ao pagamento de impostos, taxas e contribuições tributárias devidas ao governo.
Nesse cenário, podemos incluir recolhimento de tributos, como o ICMS, o ISS, a contribuição para o INSS, entre outros.
Portanto, as obrigações tributárias são todas as responsabilidades financeiras que um bar ou restaurante deve calcular, recolher e pagar nos prazos devidos.
Quais são as principais obrigações acessórias dos bares e restaurantes?
Antes de tudo, é válido destacar que as obrigações acessórias estão intrinsecamente relacionadas ao regime tributário que as empresas escolhem para atuar. Ou seja, empresas no Simples Nacional podem ter determinadas obrigações que não existem no Lucro Presumido ou Lucro Real e vice-versa.
Sendo assim, conheça as principais obrigações por tipo de regime!
Obrigações acessórias no Simples Nacional
De todos os modelos de regimes tributários disponíveis, o Simples Nacional é considerado o mais simplificado para pequenos empreendedores. Por essa razão, naturalmente ele também estabelece menos obrigações acessórias.
Nesse caso, as principais obrigações acessórias do Simples Nacional são:
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): guia única para gerar o pagamento de tributos e impostos devidos de forma unificada;
- PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaração): declaração mensal que informa a receita bruta e os valores devidos de todos os tributos apurados no mês;
- SEFIP/GFIP (Sistema de Escrituração de Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias): uma obrigação mensal para entregar as informações trabalhistas e previdenciárias (contribuições ao FGTS e à Previdência Social);
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): obrigatório para informar admissões e demissões de empregados, e deve ser enviado mensalmente;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): modelo de declaração anual que informa a relação geral dos colaboradores da empresa, sendo obrigatória para todas as empresas que contratam empregados registrados.
Fora essas obrigações, o Simples Nacional também exige que os bares e restaurantes enquadrados cumpram regularmente com o controle de operações fiscais e contábeis.
Obrigações acessórias no Lucro Presumido
O regime de tributação do Lucro Presumido envolve obrigações acessórias que vão além das apresentadas no Simples Nacional. Nesse caso, as principais obrigações acessórias nesse modelo de sistema são:
- DES (Declaração Eletrônica de Serviços): exigida por determinadas prefeituras para informar a prestação de serviços;
- DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais): declaração paga mensalmente e relacionada aos débitos tributários federais;
- GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): obrigação tributária que consiste em criar um relatório para fazer a apuração e pagamento do ICMS;
- SPED Fiscal: escrituração Fiscal Digital que considera as informações sobre operações de circulação de mercadorias e até mesmo prestação de serviços;
- Entre outras obrigações: LFE (Livro Fiscal Eletrônico), GIA Estadual, ECF (Escrituração Contábil Fiscal), SISCOSERV (Sistema de Escrituração Fiscal Digital de Serviços), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), SEFIP/GFIP (Sistema de Escrituração de Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias).
Obrigações acessórias no Lucro Real
No âmbito do Lucro Real, as obrigações acessórias são mais complexas, visto que esse regime contempla as particularidades de empresas de grande porte. Logo, as obrigações acessórias no Lucro Real incluem:
- SEFIP/GFIP: obrigação acessória sobre a declaração de Informações Trabalhistas e Previdenciárias, relativa ao FGTS e à Previdência Social;
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, utilizado para informar admissões e demissões de empregados;
- ECD (Escrituração Contábil Digital): substitui diversos livros fiscais em papel por registros eletrônicos;
- EFD ICMS/IPI: Escrituração Fiscal Digital que engloba os registros fiscais relacionados ao ICMS e IPI;
- SINTEGRA: obrigação relacionada ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
Tudo isso, independentemente do tipo de regime de tributação no qual o seu bar ou restaurante está enquadrado.
Restaurantes e bares precisam emitir notas fiscais?
A emissão de notas fiscais é uma das maiores obrigações acessórias para bares e restaurantes. Seja para a venda de um produto ou serviço, toda transação deve ser registrada em nota fiscal.
Com isso, vale entender a importância e os tipos de notas fiscais que devem ser emitidas. No contexto de bares e restaurantes, as notas fiscais registram cada transação, garantindo que todos os impostos sejam devidamente apurados e recolhidos.
Além disso, as notas fiscais para bares e restaurantes são registros indispensáveis para a contabilidade da empresa. Ela permite um controle preciso do faturamento e das despesas, o que facilita a gestão financeira do negócio e reduz gastos desnecessários.
Por outro lado, fazer a emissão correta de notas fiscais é uma forma de proteger o negócio de eventuais fiscalizações e autuações por parte do Fisco. A Receita Federal usa as notas fiscais para analisar as operações e transações da empresa para, então, tributá-la devidamente.
Ademais, as notas fiscais transmitem confiança e tranquilidade aos clientes no restaurante, já que é a nota fiscal que assegura os direitos do consumidor ao comprovar a transação comercial no estabelecimento.
Tipos de Notas Fiscais para bares e restaurantes
Agora que você já sabe qual a importância de emitir notas fiscais e que ela está entre as obrigações acessórias para bares e restaurantes, confira quais tipos de NFs emitir.
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFC-e)
A NFC-e é a nota fiscal eletrônica que deve ser emitida na venda de produtos ao consumidor final.
No caso de bares e restaurantes, é comum a emissão de uma NFC-e para cada venda realizada no local, seja de alimentos, bebidas ou qualquer outro item.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Para proprietários de bares e restaurantes que prestam um serviço, a NFS-e deve ser emitida, como no caso do aluguel de um espaço.
Outra situação em que a nota NFS-e deve ser emitida é em casos de prestação de serviço para um evento, como o catering, por exemplo.
Esse tipo de nota fiscal é obrigatório para formalizar a prestação de serviços e garantir que o ISS seja recolhido corretamente.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Por outro lado, o tipo de nota fiscal NF-e é usado para registrar operações comerciais entre empresas, como a compra de mercadorias ou insumos. Tudo isso sem contar que esse tipo de nota é necessário para elaborar a escrituração fiscal do estabelecimento.
Como restaurantes e bares podem minimizar a carga tributária e reduzir custos?
Cumprir com as obrigações acessórias para bares e restaurantes significa, muitas vezes, lidar com pagamentos de impostos e tributos. E quando o assunto são impostos, sabemos que o peso de uma carga tributária pode impactar significativamente o resultado financeiro de um negócio.
Ao efetuar um planejamento financeiro e tributário personalizado, algumas estratégias podem ser aplicadas para aliviar parte desse peso financeiro e melhorar a saúde do negócio.
Porém, é crucial ter o apoio de um escritório de contabilidade especializado para reduzir os custos das obrigações acessórias, respeitando a legislação.
Ao contar com o serviço de uma contabilidade, o contador pode orientar na definição do enquadramento ou reenquadramento adequado do regime tributário.
Escolher o regime tributário que melhor se adequa ao perfil do negócio ajuda a prevenir gastos com impostos indevidos, seja no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
Como cada sistema de tributação tem obrigações acessórias diferentes, uns podem representar mais peso na carga tributária do que outros.
Ademais, um bom contador também saberá elaborar o planejamento tributário para bares e restaurantes – instrumento indispensável para identificar oportunidades de economia de impostos.
Nesse planejamento, o contador identifica o aproveitamento de créditos fiscais. Um exemplo disso é a Lei 10.833/2003 que traz a tributação monofásica de PIS e COFINS para reduzir a carga tributária de diversos insumos.
Conheça a Tributação Monofásica
Em termos gerais, a tributação monofásica funciona como um mecanismo de cálculo de impostos. Nesse modelo, a base de aplicação de alíquotas maiores são estabelecidas nas primeiras etapas da cadeia produtiva e importação.
Isso quer dizer que quem paga o imposto integralmente é o fabricante ou importador no início da circulação das mercadorias.
A maior vantagem desse recurso é que, por ter a taxação do PIS e COFINS concentrada no início da cadeia produtiva, bares e restaurantes se beneficiam com a economia na lista de produtos que passam pela tributação monofásica.
Os produtos monofásicos, sujeitos à tributação monofásica, incluem:
- água, bebidas alcoólicas e refrigerantes;
- higiene pessoal;
- álcool hidratado para fins carburantes, gasolinas, óleo diesel, gás liquefeito de petróleo (GLP);
- entre outros.
Por conseguir pagar menos impostos sobre esses produtos, proprietários de bares e restaurantes podem reduzir custos com impostos em obrigações acessórias.
Obrigações acessórias: que riscos de autuação sua empresa pode sofrer?
O descumprimento das obrigações acessórias apresenta um risco que bares e restaurantes devem evitar indiscutivelmente. Deixar de entregar uma declaração ou perder o prazo, por exemplo, pode acarretar autuações fiscais que podem impactar desde a situação até a parte operacional do negócio.
Entre as principais penalidades, o estabelecimento pode sofrer:
- Multas: podem ser aplicadas de acordo com a gravidade da infração, o tipo de obrigação não cumprida e o tempo de atraso;
- Bloqueio de certidões negativas: o que impede a emissão de Certidões Negativas de Débitos (CND) – documentos essenciais para a participação em licitações, obtenção de financiamentos e até para a realização de parcerias comerciais;
- Suspensão de inscrição estadual ou municipal: o bar ou restaurante pode ser impedido de operar legalmente, resultando em interrupção das atividades até que a situação seja regularizada;
- Fiscalizações e Auditorias: essas inspeções são muitas vezes minuciosas e podem resultar em mais penalidades, caso sejam encontradas outras irregularidades.
Diante disso, cumprir rigorosamente as obrigações acessórias, não é apenas uma questão de evitar multas, haja vista que ao seguir as exigências fiscais, o bar ou restaurante pode funcionar regularmente e sem interrupções.
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